segunda-feira, 21 de junho de 2010

Redação de e-mails profissionais eficientes

Escrever e-mails que cumpram com seus objetivos de comunicação dentro das corporações não é tarefa tão banal quanto se pensa. Para disputar espaço com as centenas de mensagens eletrônicas que lotam nossas caixas postais diariamente, as mensagens corporativas devem receber atenção especial a fim de funcionarem de forma eficaz.

Portanto aí vão algumas dicas:

1- Em primeiro lugar diferencie situações formais das informais. Em um e-mail corporativo deve-se manter um mínimo de formalidade, ainda que se tenha bastante intimidade com o destinatário, pois em situações de negócios, as pessoas normalmente esperam uma resposta formal.

2- Devido ao enorme número de mensagens recebidas diariamente, temos a tendência de fazer uma varredura para deletar aquilo que não nos interessa. Para que sua mensagem não seja deletada por engano, muita atenção com o campo “assunto”. Lembre-se que a sua mensagem não é a única na caixa de entrada do destinatário e o campo “assunto” poderá decidir a prioridade em que sua mensagem será lida, ou até mesmo, se será lida. Portanto, defina o que você deseja comunicar em pouquíssimas palavras de forma relevante. Jamais deixe o campo assunto em branco, pois o destinatário poderá deixar de abrir sua mensagem por não saber do que se trata.

3- Mantenha foco no assunto em questão, se tiver mais de um assunto a ser tratado escreva um parágrafo introdutório citando todos os pontos que serão comentados, ou prefira enviar e-mails separados para cada assunto.

4- Utilize um padrão visual e ortográfico adequado para e-mails profissionais escrevendo de forma clara e objetiva sem a utilização de gírias e abreviações desnecessárias (jamais utilize o famoso “internetês”)

5- Utilize recursos como negritar ou sublinhar palavras ou frases importantes para facilitar a indexação do conteúdo, porém não escreva o texto todo em letras maiúsculas. Na Internet é uma falta de educação mandar e-mails com letras MAIÚSCULAS, isso equivale a gritar.

6- Revise seu texto ou passe um corretor ortográfico antes de enviá-lo para eliminar possíveis erros ortográficos;

7- Não escreva e-mails muito longos, isso cansa o destinatário que provavelmente nem lerá todo o conteúdo, o ideal é no máximo 25 linhas, evite os anexos, principalmente os pesados que possam congestionar a caixa de entrada do destinatário. Caso eles sejam necessários, combine com quem deve recebê-los a forma mais conveniente para enviar.

8- Identifique-se claramente, principalmente, num primeiro contato. Em e-mails corporativos é essencial a utilização de uma assinatura padronizada que inclua todos os dados necessários para contato, tais como, endereço de site, telefone, etc.

9- Jamais envie profissionalmente e-mails do tipo corrente; não envie propaganda não solicitada (isso é spam); e não retransmita newsletter ou notícias sem o consentimento do destinatário, principalmente se for de um grupo de discussão.

10- Para mandar um e-mail para mais de uma pessoa, prefira o campo CCO (com cópia oculta), evitando expor o endereço eletrônico dos demais destinatários. E saiba como utilizar corretamente o recurso “responder a todos” evitando que outras pessoas participem indevidamente de conversas privadas.

11- Saiba controlar a ansiedade. Se o assunto for muito urgente prefira usar o telefone. Os prazos de respostas para e-mails deverão ser de até 24 horas, respeitando o calendário de dias úteis.

O e-mail corporativo é muito importante quando há necessidade de deixar a conversa registrada. Ele é um documento, portanto trate-o como tal.

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