quarta-feira, 17 de março de 2010

10 dicas para manter seus e-mails em dia


Você já pensou que o tempo é um “produto” perecível, o qual não podemos armazenar para consumir mais tarde e quando desperdiçado não pode ser recuperado?
Por isso devemos começar a administrá-lo de forma consciente.
Administrar o tempo não significa ficar contando os minutos dedicados a cada atividade, mas saber definir prioridades tendo consciência do que, para nós, é mais urgente, dentre as várias coisas que precisamos fazer.
Provavelmente numa sociedade atribulada como a nossa, NUNCA vamos ter tempo para fazer tudo o que precisamos e desejamos fazer. Assim, devemos determinar prioridades e seguir algumas práticas que poderão nos auxiliar maximizar a utilização de nosso tempo.

10 dicas para manter seus e-mails em dia

1- Colocar um mecanismo anti-span

2- Reservar 2 momentos por dia (preferencialmente de manhã e de tarde) para consultar sua caixa de entrada

3- Responda-os imediatamente não os coloque em uma pilha para serem resolvidos mais tarde.

4- Dê respostas rápidas ou encaminhe para quem possa respondê-lo.

5- Delegue algumas correspondências. Para isso adote o padrão de cartas circulares onde não se faz necessário o toque pessoal.

6- Delegue a leitura. Solicite que lhe apresentem apenas o resumo. Além de lhe economizar tempo com o assunto permite avaliar o potencial da equipe

7- Tenha certeza de ficou claro o que você queria transmitir, mesmo que para isso você tenha que se dedicar uns minutos a mais para uma comunicação mais esclarecedora, isso evita retrabalho com um assunto que já estava considerado morto

8- Crie um endereço pessoal para fornecer aos amigos e parentes (para as possíveis inutilidades: piadas, pensamentos, mensagens em PPS) que deve ser consultado fora do horário de trabalho

9- Tente resolver pessoalmente os assuntos que envolvem seus colegas de trabalho (vizinhos de mesa). É mais rápido e evita o acúmulo da caixa postal

10- Organize os e-mails recebidos, que não possam ser deletados, por assunto ou destinatário, isso facilitará uma consulta futura

Todos dispomos de exatamente o mesmo tempo durante o dia: 24 horas. Nem mais, nem menos. Entretanto, uns conseguem realizar uma grande quantidade de coisas num dia, outros, têm o sentimento de que o dia acabou e não fizeram nada. Se você se encaixa no segundo grupo está na hora de mudar...

Nenhum comentário:

Postar um comentário

Deixe seu comentário, opinião ou sugestão de postagens e ajude-nos a melhorar este espaço.